Compraventa de vehículos de ocasión · Automatización de procesos
Un concesionario recibe cada mes facturas de compras de coches, talleres, transporte y gastos fijos, y su gestoría las necesita ordenadas por trimestre. Automatizamos ese circuito con n8n en un servidor propio, conectado al CRM del concesionario.
Resumen ejecutivo
Las facturas de proveedores llegan a un buzón de correo y antes había que descargarlas, renombrarlas y copiarlas a mano en OneDrive. Ahora un workflow de n8n lee el buzón dos veces al día, extrae fecha, destinatario, matrícula, total y número de cada PDF, y lo archiva en la carpeta del coche y en la de la gestoría por trimestre y mes. El CRM registra cada factura y Claude completa los datos fiscales cuando las reglas no alcanzan. Las facturas de venta que emite el CRM se archivan en su expediente con la de compra y se envían a la gestoría.
El reto
Las facturas llegaban al correo con formatos de decenas de proveedores, en varios idiomas y con fechas de matriculación o vencimiento que se confunden con la de la factura.
Una misma factura podía reenviarse varias veces, y un error al guardar en OneDrive no podía hacer que el correo se diera por procesado.
En un cierre de trimestre aparecieron importes absurdos porque un extractor tomaba el número más grande del PDF y nada lo cuestionaba.
El CRM está en Vercel y no ve OneDrive, pero tiene que saber qué documentos hay en cada expediente y mandar archivar las facturas que emite.
La solución
n8n en Docker sobre un VPS con OneDrive montado por rclone, sin API de Microsoft. Los workflows y los scripts de Node que llaman leen el correo por IMAP, clasifican con reglas probadas y escriben en el sistema de archivos. El VPS expone receptores para el CRM, le envía los datos de cada factura y ejecuta por cron los controles, el inventario de expedientes y el enriquecimiento fiscal con Claude.
Funcionalidades
Dos veces al día el workflow lee el buzón, clasifica cada PDF y lo guarda con un nombre que incluye proveedor, número, modelo y matrícula, en la carpeta del coche y en la de la gestoría por trimestre y mes.
Cuando el CRM emite una factura de venta llama a un webhook que la archiva en ventas y en el expediente de la gestoría, adjunta la factura de compra del mismo coche, la envía a la gestora y devuelve el resultado al CRM.
Primero se aplica la plantilla del proveedor y solo se acepta si base más cuota da el total. Si no, Claude lee el PDF y devuelve los datos con un esquema fijo, y el CRM vuelve a comprobar la aritmética antes de validarla.
Para cada gasto fijo cruza el registro del CRM, la carpeta de la gestoría y el buzón, y escribe en una hoja el estado de cada mes. Reencola lo que no se archivó y avisa los lunes y el día 5.
El CRM decide cómo deben llamarse las carpetas de coche y los archivos del expediente y el servidor lo ejecuta, comprobando antes el hash del origen. Un normalizador revisa cada hora los nombres de las carpetas.
Cruza cada movimiento del extracto bancario con facturas recibidas, compras de coches, facturas emitidas, señales y abonos de financieras, y genera una hoja con lo que cuadra y lo que falta. Es solo un informe: no escribe en el CRM.
Módulos
4 operativos, 1 parciales y 0 propuestos. Los propuestos son diseño de producto: todavía no hay software detrás.
Cron a las 8:00 y 20:00 con workflow de alertas de errores.
Webhook llamado por el CRM al emitir.
Webhook del CRM y receptor en el contenedor de n8n vigilado cada cinco minutos.
El control corre por cron; la conciliación se lanza a mano y solo genera un informe.
El webhook que sirve el resumen de pendientes con un token está hecho y el feed se genera, pero el workflow está desactivado.
Cómo funciona
A las 8:00 y a las 20:00 se leen las colas de facturas del año en curso y del anterior, ordenadas por trimestre. Los correos sin PDF van a revisión manual.
Del texto del PDF salen proveedor, fecha por etiquetas en cuatro idiomas, empresa destinataria por su NIF, matrícula, total y número de factura. Cada proveedor sabe si es compra de coche, servicio a un coche o gasto administrativo.
Las facturas de coches van a su carpeta de compras, que se crea si no existe, y todas van a la carpeta de la gestoría del trimestre y el mes de la factura.
Solo después de comprobar que el PDF quedó guardado se marca el correo como leído y se mueve a procesados. Un resumen de cada ejecución queda en OneDrive y los fallos llegan por correo.
Cada factura se registra en el CRM. Por la noche se recorre la carpeta de la gestoría para registrar lo que faltara y se completan base, cuota y NIF de las facturas sin datos fiscales.
El inventario de expedientes con el hash de cada archivo sube al CRM y un control semanal de facturas recurrentes avisa de lo que falta o hay que descargar de un portal.
Arquitectura
Otros flujos
Tecnologías
Ingeniería
El primer workflow descarga las facturas de un taller proveedor que llegan por correo y las guarda en la carpeta de cada coche en OneDrive. Desde mayo cada ejecución deja un resumen con las facturas correctas, reemplazadas, a revisar y fallidas.
El 29 de junio el proyecto pasa a git tras detectar que el workflow llevaba cuatro días roto. La gestoría se ordena por mes, el correo se marca y se mueve solo al final, y las compras de vehículos se separan de las facturas administrativas.
La factura de venta emitida en el CRM llega a n8n por webhook y se archiva con la de compra. Se añaden el workflow de alertas de errores, el renombrado de expedientes, el registro unificado en el CRM y el enriquecimiento fiscal.
Se sincroniza el repositorio con producción y entra en el del CRM. Un fallo en una factura ya no tumba el lote, se prueban las reglas del workflow tal como están en n8n y llegan el control de recurrentes, la conciliación bancaria y la revisión por fecha o destinatario dudosos.
Las lecturas con Claude pasan a un cliente único sin dependencias que se ejecuta en el propio servidor. Una factura de compra de un coche sin carpeta crea la suya con marca, modelo y matrícula, y el control de recurrentes marca los meses sin factura.
Resultados
Cada cifra lleva su fuente y su fecha. Lo que no se ha medido va aparte, como potencial.
88
pruebas automatizadas en verde, que ejecutan el código de los nodos del workflow tal como está exportado
node --test scripts/container/test (69) y pytest de la conciliación bancaria (19), ejecutados el 2026-11-03 · 2026-11-03
2 lecturas
diarias del buzón de facturas, sin descargas ni copias manuales
1 expediente
por venta con la factura de venta, la de compra y el envío a la gestoría
Cronología
Primer prototipo en n8n para las facturas de un proveedor.
Proyecto versionado, gestoría por meses y confirmación del correo al final.
Factura de venta desde el CRM, alertas de errores y enriquecimiento fiscal.
Pruebas del workflow, control de recurrentes y conciliación bancaria.
Lecturas con Claude en el servidor y carpetas de coche creadas desde la factura de compra.
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